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Information sur la dématérialisation des bulletins de salaire

mercredi 6 avril 2016 (Mis à jour le 6 avril 2016)



Structures


Informations

L’ordonnance du 18 juin 2015 portant sur la simplification des déclarations sociales des employeurs prévoit la dématérialisation des documents.
Conformément à ces nouvelles dispositions, les bulletins de salaires élaborés par le centre national Pajemploi pour les salariés déclarés auprès du centre devront leur être transmis sous forme dématérialisée, et non plus, comme actuellement, par voie papier.
Ces dispositions concernent tant les assistant(e)s maternel(le)s que les gardes d’enfants à domicile déclarés auprès du centre national Pajemploi.

Ordonnance du 18/06/2015

PDF - 25.8 ko

L’entrée en vigueur de cette disposition était initialement prévue au 01/01/2016. Toutefois, une période de transition sera mise en place sur l’année 2016, afin de permettre aux salariés de se familiariser avec ces nouvelles fonctionnalités. Cette mesure dérogatoire pour le Centre national Pajemploi, permettra à chaque salarié de choisir le mode de transmission du bulletin de salaire sur l’année 2016, avant la généralisation de la dématérialisation décalée au 1er janvier 2017.


I- Modalités retenues

1- Pré-inscription de tous les salariés sur le site internet Pajemploi

Afin de faciliter la mise à disposition des bulletins de salaires (BS) dématérialisés, l’ensemble des salariés, non inscrit à ce jour, sera désormais pré inscrit sur le site internet. Des identifiants et mots de passe leur seront communiqués par courrier, leur permettant de bénéficier des avantages de l’espace personnel en ligne, et notamment l’accès aux BS dématérialisés. Cette opération aura lieu courant avril.

2- Choix du format du bulletin de salaire

Actuellement, les salariés reçoivent leur BS sous forme papier, par un envoi au fil de l’eau. A partir du mois d’avril, l’envoi du BS sera positionné par défaut comme étant dématérialisé. Le salarié aura la possibilité jusqu’au 13/05/2016 de modifier ce choix et d’opter pour un BS papier sur son espace personnel. L’absence d’action du salarié sur son compte induira automatiquement confirmation de la dématérialisation du BS. Ce dernier sera mis à disposition sur l’espace personnel du salarié sur le site internet Pajemploi 24H après le traitement de la déclaration (*1) de l’employeur. En parallèle, le salarié recevra un courriel l’informant de la mise à disposition du BS sur son espace personnel(dispositif également valable pour les déclarations rectificatives). Les salariés ayant fait le choix d’un BS papier auront également accès à la version dématérialisés via leur espace personnel du site internet Pajemploi.

(*1) le traitement d’une déclaration tiens compte de la date de paiement du salaire. Ex : le 31/03, l’employeur fait la déclaration de salaire du mois de mars.

  • Il indique une date de paiement au 31 mars, le BS sera disponible le 01/04.
  • Il indique une date de paiement au 5 avril, le BS sera disponible le 06/04.

    3- Envoi regroupé des bulletins de salaires

    Pour ceux qui auront choisi le maintien du BS sous sa forme papier, deux phases sont prévues au cours de l’année 2016 :

  • 1ere phase : Envoi mensuel à partir d’avril 2016
    A compter du mois de avril 2016, l’édition des BS se fera le dernier vendredi du mois suivant le mois de la période d’emploi, sachant qu’il convient de rajouter un délai d’acheminement postal de 5 jours environ. Ainsi, à titre d’exemple, les BS pour les déclarations du mois d’avril 2016 seront édités le dernier vendredi du mois suivant la période d’emploi soit le 27/05/2016, et les salariés les recevront à compter du 2/06/2016.

  • 2ieme phase : Envoi trimestriel à partir d’octobre 2016
    Sur le dernier trimestre 2016, l’envoi des BS sera effectué trimestriellement avec un envoi regroupé des bulletins du 4ème trimestre 2016 (octobre, novembre, décembre) à la fin du mois de janvier 2017. Ainsi, à la fin de la période transitoire, pour les périodes d’emploi déclarées à partir de janvier 2017 il n’y aura plus d’envoi papier, le BS dématérialisé sera dès lors généralisé pour l’ensemble des salariés.


    II. Plan de communication

    1- Communication auprès des salariés

    Dès le 7 avril 2016 un courrier nominatif sera adressé à l’ensemble des salariés qui n’ont pas activé leur compte sur le site internet Pajemploi. Ce courrier leur communiquera un identifiant et un mot de passe de préinscription. A compter du 11 avril 2016, un courrier spécifique sera envoyé aux salariés avec le bulletin de salaire de mars 2016. Ce courrier présente l’ordonnance de 18 juin 2015 ainsi que la mesure dérogatoire à la dématérialisation du bulletin de salaire pour l’année 2016.

    2- Communication auprès des employeurs

    Une communication sera faite au cours du mois d’avril 2016 pour les informer de la mise en place effective de la dématérialisation et de la nouvelle politique d’envoi des BS papier si ce choix est retenu par leur salarié sur 2016. Ce message leur indiquera également, l’emplacement de mise à disposition les bulletins de salaire dans l’espace employeur.


    Voir notre article du 30 septembre 2015 en complément ici


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